Informativa Whistleblowing

INFORMAZIONI DA FORNIRE ALL’INTERESSATO DATI RACCOLTI PRESSO L’INTERESSATO

(ex artt. 13 e 14 GDPR 2016/679)

In relazione al Regolamento UE 679/2016 (a seguito anche Regolamento), avente ad oggetto la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, si riporta la seguente informativa.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è Ecloga Italia S.p.A., con sede legale in via Viale Beatrice d’Este 24 – 20122 Milano (MI), contattabile all’indirizzo e-mail privacy@consulentiecloga.it. Il Titolare del Trattamento, ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) 679/2016, con la presente la informa che il trattamento dei suoi dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della sua riservatezza e dei suoi diritti.

2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Il Titolare del trattamento ha designato il Responsabile Protezione dei Dati Personali (di seguito D.P.O) Il DPO è disponibile per eventuali informazioni inerenti alla gestione dei dati. Il DPO può essere contattato all’indirizzo e-mail: rpd@consulentiecloga.it

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei Suoi dati personali, in qualità di soggetto segnalante di un illecito, avviene unicamente nell’ambito della gestione della segnalazione, ed è eseguito dal soggetto nominato alla gestione della segnalazione, per istruire e definire la segnalazione stessa, secondo le forme e le limitazioni previste dalla normativa vigente. La presente informativa sulla privacy si applica anche alle persone coinvolte, ai testimoni e agli altri soggetti menzionati nella segnalazione. Non sarà fornita una specifica informativa privacy a ciascun interessato, i cui dati personali siano stati acquisiti nel corso della segnalazione, qualora il rilascio dell’informativa possa compromettere la capacità di effettuare efficacemente indagini sulle segnalazioni o di raccogliere le necessarie evidenze, o comporti uno sforzo sproporzionato, o qualora non sia possibile o debba richiedere un’ulteriore operazione di trattamento, ulteriore rispetto a quella originaria (art. 14, par. 5 GDPR). I Suoi dati personali sono trattati manualmente e con mezzi informatici (es. computer, sistemi informatici), per la gestione delle seguenti finalità:

1. la ricezione e il trattamento delle segnalazioni, comprese le relative indagini, l’applicazione delle misure correttive, il monitoraggio sui casi, le attività antiritorsione, l’aggiornamento del segnalante sugli esiti del processo. Le attività di trattamento sono svolte sulla scorta delle seguenti basi giuridiche: per la gestione di segnalazioni; sulla base di un obbligo legale; con riferimento a categorie particolari di dati personali, in considerazione delle seguenti deroghe: la necessità di adempiere agli obblighi e all’esercizio di specifici diritti del titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e di assistenza e previdenza sociale; la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta i tribunali agiscano nell’esercizio delle loro funzioni giurisdizionali per il trattamento dei dati personali necessari in casi di contenzioso o in situazioni di precontenzioso, per far valere o difendere un diritto, in tribunale, nonché in procedimenti amministrativi o arbitrali e di conciliazione;
2. obbligo di legge. Le attività di trattamento sono svolte sulla base di un obbligo del Titolare (art. 6, par. 1, lt. c) GDPR);

Inoltre, l’identità del segnalante e ogni altra informazione da cui la sua identità possa essere dedotta, direttamente o indirettamente, potranno essere comunicate a soggetti diversi dai dipendenti o dai soggetti autorizzati a gestire la segnalazione o l’indagine, unicamente con l’espressa autorizzazione del segnalante, come previsto dalla legge, salvo diversa disposizione. Pertanto, il Titolare richiederà la Sua espressa autorizzazione a procedere. Nel caso in cui l’interessato menzionato o coinvolto nella segnalazione (ovvero un soggetto diverso dal segnalato o da figura equipollente) la riservatezza è garantita allo stesso modo. Diversamente, con riferimento al segnalato (così come definito dalla normativa di riferimento), l’identità sarà resa nota se necessario per svolgere indagini nel rispetto della legge (vedi base giuridica indicata nell’elenco sopra). Le finalità sopra elencate sono perseguite del Titolare in qualità di titolare unico del trattamento.

4. CONFERIMENTO DEI SUOI DATI PERSONALI

Può effettuare una segnalazione in via anonima, nominativa o orale. In caso di segnalazione anonima, o in caso di rifiuto dell’autorizzazione alla divulgazione dell’identità, potremmo non essere in grado di gestire completamente le eventuali misure correttive. Pertanto, invitiamo a segnalare fornendo tutte le informazioni richieste, compresa l’identità e l’autorizzazione a divulgarla se necessario. In ogni caso, ci assicureremo che i dati personali e l’identità trattati rimangano strettamente confidenziali.

5. DATI PERSONALI RACCOLTI

I dati trattati saranno tutti quelli rilevanti per la gestione della segnalazione, segnalati da Lei oppure raccolti dal Titolare, e potranno riguardare:

• notizie anagrafiche e dati di contatti;
• dati sulle qualifiche;
• dati inerenti all’illecito segnalato, ivi compresi documenti scritti, fotografie, anche relativi a terzi soggetti coinvolti nella segnalazione.

6. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E TEMPI DI CONSERVAZIONE

Ogni trattamento avviene mediante l’adozione di misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, adeguate al trattamento stesso così come previsto dagli artt. 24, 25 e 32 del Regolamento europeo n. 679/2016. Tutti i dati sono trattati sia con l’ausilio di sistemi informatici sia a mezzo di apposite banche dati.

7. DESTINATARI E TRASFERIMENTO DI DATI

Il nostro personale tratta i Suoi dati personali con modalità e procedure, anche in forma elettronica, idonee a garantire un adeguato livello di sicurezza. Alcuni Suoi dati personali possono essere condivisi anche con soggetti terzi ai quali è stato affidato il compito di svolgere alcune attività connesse alla gestione e all’istruttoria delle segnalazioni. In particolare, i Suoi dati personali potranno essere comunicati a:

• Ecloga Italia S.p.A., che fornisce la piattaforma e i servizi di archiviazione dei report, nonché i suoi fornitori Aruba S.p.A. ed Elatos Srl (che possono accedere solo alle informazioni crittografate) opportunamente nominati Responsabili del trattamento.
• Consulenti e consulenti legali, che forniscono servizi di consulenza o investigazione;
• Autorità di controllo o forze di polizia, con le quali possono essere condivise le relazioni o i risultati delle indagini.

A seconda dell’attività svolta, tali soggetti terzi possono agire in qualità di Responsabili del trattamento o autonomi Titolari del trattamento. Il personale e i soggetti terzi che trattano i dati personali per le finalità sopra indicate ricevono adeguate istruzioni circa le corrette modalità del trattamento. I Suoi dati personali non sono oggetto di diffusione. I dati non saranno trattati al di fuori dello Spazio economico europeo.

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Può richiedere l’accesso ai Suoi dati personali per ricevere informazioni, ad esempio, sulle categorie di dati personali che il Titolare sta attualmente elaborando, nonché per ricevere una copia degli stessi. Può chiedere al Titolare di correggere i dati personali che sono inesatti o incompleti, anche se potremmo aver bisogno di verificare l’accuratezza dei nuovi dati forniti. Può chiedere al Titolare di cancellare i dati personali laddove si applichi uno dei seguenti motivi:

1. i dati personali non siano più necessari in relazione alle finalità per le quali sono stati raccolti;
2. revochi il consenso su cui si basa il trattamento e laddove non vi sia altro fondamento giuridico per il trattamento;
3. si opponga al processo decisionale automatizzato e non vi sono motivi legittimi per il trattamento;
4. i dati personali siano stati trattati illecitamente;
5. i dati personali debbano essere cancellati per adempiere agli obblighi legali previsti dal diritto dell’Unione o della normativa nazionale a cui è soggetto il Titolare;
6. i dati personali siano stati raccolti in relazione all’offerta di servizi della società dell’informazione ai minori.

Può chiedere al Titolare di limitare il modo in cui tratta i Suoi dati personali, richiedendone solo la conservazione, laddove si applichi una delle seguenti condizioni:

1. contesti l’accuratezza dei vostri dati personali, per un periodo che consenta al Titolare di verificare l’accuratezza dei vostri dati personali;
2. il trattamento sia illecito e si opponga alla cancellazione dei dati personali e/o richieda la limitazione del loro utilizzo;
3. al Titolare non abbia più bisogno dei dati personali ai fini del trattamento, ma siano necessari per l’istituzione, l’esercizio o la difesa di rivendicazioni legali;
4. Lei si opponga al trattamento basato su processi decisionali automatizzati, in attesa della verifica se i motivi legittimi per il Titolare;
5. prevalgano su quelli del Titolare.

Può chiedere al Titolare di trasferire i dati personali che ci ha fornito a un’altra organizzazione o / e chiedere di ricevere i Suoi dati personali in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile da una macchina. Può esercitare questo diritto se il trattamento è basato sul suo consenso o è necessario per l’esecuzione di un contratto di cui è parte (o di misure precontrattuali adottate su sua richiesta) ed è effettuato con mezzi automatizzati. Nel caso in cui ritenga che il trattamento dei Suoi dati personali violi la normativa privacy applicabile, ha il diritto di proporre reclamo all’autorità competente, ovvero il Garante per la Protezione dei Dati Personali.